Σε αυτή τη σελίδα (6)
Λήξεις, πληρωμές και ανανεώσεις σε μία λίστα
Τα συμβόλαια συντήρησης είναι έσοδο που επαναλαμβάνεται, αρκεί να μην ξεχαστεί η ανανέωσή τους. Όσο είναι δέκα, τα θυμάστε. Όταν γίνουν πενήντα, με διαφορετική ημερομηνία το καθένα, χρειάζεται μια λίστα που να ταξινομείται μόνη της.
Ένα συμβόλαιο στο Orama έχει πελάτη, τύπο, ποσό, ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, περιγραφή και ένδειξη αν είναι εξοφλημένο. Οι τύποι είναι «Υποστήριξη» και «Ιστοσελίδα», και μπορείτε να φτιάξετε δικές σας ομάδες με χρώμα, για παράδειγμα «Συντήρηση κλιματιστικών» ή «Ετήσια υποστήριξη».
Η λίστα χωρίζει τα τρέχοντα από τα ληγμένα, και στο πάνω μέρος δείχνει πόσα συμβόλαια τρέχουν, ποια είναι η αξία τους, πόσες πληρωμές εκκρεμούν και πόσα λήγουν μέσα σε 30 ημέρες. Κάθε συμβόλαιο γράφει πόσες ημέρες απομένουν, και κάθε ομάδα πόσα συμβόλαια έχει και ποιο είναι το σύνολό τους.
Φιλτράρετε ανά έτος, ομάδα, τύπο και κατάσταση πληρωμής, και αναζητάτε με όνομα πελάτη ή περιγραφή, με την ίδια αναζήτηση χωρίς τόνους και με greeklish που έχει όλη η εφαρμογή. Η εξόφληση σημειώνεται με ένα πάτημα και κρατά την ημερομηνία της, για ένα συμβόλαιο ή για μια ολόκληρη ομάδα.
- Πελάτης, τύπος, ποσό, έναρξη, λήξη και ένδειξη πληρωμής
- Τρέχοντα και ληγμένα χωριστά
- Φίλτρα ανά έτος, ομάδα, τύπο και πληρωμή
Ειδοποίηση πριν λήξει κάθε συμβόλαιο
Δεν χρειάζεται να ορίσετε υπενθύμιση για κάθε συμβόλαιο: αρκεί η ημερομηνία λήξης του. Οι υπενθυμίσεις γίνονται σε τρία στάδια. Η πρώτη έρχεται όταν το συμβόλαιο μπει στις τελευταίες 30 ημέρες του, η δεύτερη επτά ημέρες πριν και η τρίτη την ίδια την ημέρα της λήξης.
Κάθε ειδοποίηση γράφει τον πελάτη και την ημερομηνία. Εμφανίζεται στο καμπανάκι της εφαρμογής και, σε όσους έχουν ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις, φτάνει στο κινητό ή στον υπολογιστή. Τις λαμβάνουν μόνο οι χρήστες που έχουν πρόσβαση στα συμβόλαια.
Η αρχική οθόνη έχει επίσης ενότητα «Συμβόλαια που λήγουν», για τις επόμενες 30 ημέρες. Μόλις ένα συμβόλαιο ανανεωθεί, οι υπενθυμίσεις του σταματούν και συνεχίζει η ανανέωση.
Οι ειδοποιήσεις απευθύνονται στην ομάδα σας. Η εφαρμογή δεν στέλνει αυτόματα μήνυμα στον πελάτη: την επικοινωνία για την ανανέωση την κάνετε εσείς.
- 30 ημέρες πριν από τη λήξη
- 7 ημέρες πριν
- Την ημέρα της λήξης
Ανανέωση με ιστορικό
Η ανανέωση δεν σβήνει το παλιό συμβόλαιο. Με την «Ανανέωση» δημιουργείται νέο συμβόλαιο για την επόμενη ετήσια περίοδο, που ξεκινά την επομένη της λήξης, με το ποσό που ορίζετε εκείνη τη στιγμή. Το προηγούμενο μένει στο ιστορικό, συνδεδεμένο με τη συνέχειά του.
Έτσι, σε τρία χρόνια μπορείτε να δείτε πότε ξεκίνησε η συνεργασία, πώς άλλαξε το ποσό και ποιες χρονιές πληρώθηκαν. Η εξόφληση και η ανανέωση είναι ξεχωριστές κινήσεις: ένα συμβόλαιο μπορεί να ανανεωθεί πριν πληρωθεί, και το αντίστροφο.
Η εφαρμογή δεν αφήνει να ανανεωθεί το ίδιο συμβόλαιο δύο φορές κατά λάθος, και ό,τι διαγραφεί πηγαίνει στον κάδο και επαναφέρεται.
Ο διαχειριστής εξάγει τα συμβόλαια σε αρχείο CSV που ανοίγει στο Excel, αν χρειαστεί να τα δει ο λογιστής σας ή να τα επεξεργαστείτε αλλού.
- Νέο συμβόλαιο για την επόμενη χρονιά, από την επομένη της λήξης
- Το παλιό μένει στο ιστορικό, συνδεδεμένο με το νέο
- Το ίδιο συμβόλαιο δεν ανανεώνεται δύο φορές κατά λάθος
Συμβόλαιο, εξοπλισμός και επισκέψεις στον ίδιο πελάτη
Ένα συμβόλαιο συντήρησης έχει αξία όταν ξέρετε και τι έχετε κάνει στο πλαίσιό του. Στη σελίδα του πελάτη βλέπετε μαζί τα ενεργά συμβόλαιά του με την επόμενη λήξη, τις ανοιχτές εργασίες του και το ιστορικό όσων έχουν γίνει.
Στο περιβάλλον για τεχνικές εταιρείες κάθε επίσκεψη γράφει τη διεύθυνση του έργου, τον εξοπλισμό με τον σειριακό του αριθμό, τα υλικά και την ημερομηνία της επόμενης συντήρησης. Ο εξοπλισμός κάθε πελάτη συγκεντρώνεται στη σελίδα του, και οι περιοδικές συντηρήσεις ορίζονται ως επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Το συμβόλαιο και οι επισκέψεις είναι ξεχωριστές εγγραφές που συναντιούνται στον πελάτη: η εφαρμογή δεν μετρά αυτόματα πόσες επισκέψεις έγιναν στο πλαίσιο ενός συμβολαίου. Και όταν πάτε να διαγράψετε έναν πελάτη με ενεργό συμβόλαιο, σας το επισημαίνει πρώτα.
Για τεχνικές εταιρείες, εταιρείες υποστήριξης και γραφεία
Τα συμβόλαια του Orama ταιριάζουν σε κάθε επιχείρηση που χρεώνει μια υπηρεσία ανά περίοδο και πρέπει να θυμάται πότε λήγει:
- Τεχνικές εταιρείες: συντήρηση κλιματισμού, καυστήρων, συστημάτων ασφαλείας ή ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων.
- Εταιρείες πληροφορικής και υποστήριξης: συμβόλαια τεχνικής υποστήριξης, φιλοξενία και συντήρηση ιστοσελίδων.
- Λογιστικά και επαγγελματικά γραφεία: ετήσιες συμφωνίες συνεργασίας με πελάτες.
Το Orama παρακολουθεί τα συμβόλαια. Δεν συντάσσει το κείμενό τους, δεν τα υπογράφει ηλεκτρονικά και δεν εκδίδει παραστατικά για αυτά.
Αν χρειάζεστε μόνο μια λίστα συμβολαίων με υπενθυμίσεις, το Orama το κάνει. Αν θέλετε και τις επισκέψεις, τον εξοπλισμό και το ταμείο στο ίδιο μέρος, υπάρχουν οι αντίστοιχες ενότητες.
