Πρόγραμμα πελατολογίου για μικρές επιχειρήσεις

Από το Excel σε οργανωμένο πελατολόγιο

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις κρατούν τους πελάτες τους σε ένα αρχείο Excel, στις επαφές του κινητού ή σε ένα τετράδιο. Λειτουργεί όσο το ανοίγει ένας άνθρωπος. Όταν το χρειάζονται δύο ή τρεις ταυτόχρονα, εμφανίζονται διπλές εγγραφές, παλιά τηλέφωνα και σημειώσεις που τις θυμάται μόνο όποιος τις έγραψε.

Το Orama Suite είναι λογισμικό διαχείρισης πελατών που δουλεύει από τον browser. Κάθε πελάτης έχει μία εγγραφή με όνομα, δύο τηλέφωνα με όνομα επαφής, email, διεύθυνση, ΑΦΜ, σημειώσεις και, όπου χρειάζεται, υποκαταστήματα. Όλη η ομάδα βλέπει τα ίδια στοιχεία και κάθε αλλαγή ισχύει αμέσως για όλους.

Αν ψάχνετε ένα απλό CRM στα ελληνικά, εδώ θα βρείτε το πελατολόγιο και μαζί τη δουλειά που γίνεται για κάθε πελάτη: ραντεβού, εργασίες, συμβόλαια, επιταγές και ταμείο.

Καρτέλα πελάτη: ιστορικό, εργασίες, συμβόλαια, υπόλοιπο

Ανοίγοντας έναν πελάτη βλέπετε πρώτα τι εκκρεμεί: ανοιχτές εργασίες ή ραντεβού, ενεργά συμβόλαια με την επόμενη λήξη, ανοιχτές επισκευές, επιταγές σε αναμονή και το υπόλοιπό του, ανάλογα με τις ενότητες που έχει το πακέτο σας. Κάθε ένδειξη ανοίγει τη λίστα της με ένα πάτημα.

Πιο κάτω βρίσκονται τα στοιχεία επικοινωνίας, με κλήση ή email με ένα άγγιγμα από το κινητό, και όλο το ιστορικό του πελάτη. Στα εξειδικευμένα περιβάλλοντα το ιστορικό μιλάει τη γλώσσα του κλάδου: οχήματα και χιλιόμετρα στο συνεργείο, βαφές και τεχνικές στο κομμωτήριο, πακέτα συνεδριών στο κέντρο αισθητικής, εξοπλισμός στις τεχνικές εταιρείες.

Όταν τηλεφωνεί ο πελάτης, δεν χρειάζεται να ρωτήσετε κανέναν. Γράφετε το όνομα ή το τηλέφωνό του και έχετε μπροστά σας την εικόνα του. Το ιστορικό του εξάγεται και σε PDF.

• Ανοιχτές εργασίες και ραντεβού
• Ενεργά συμβόλαια με την επόμενη λήξη
• Επιταγές σε αναμονή
• Στοιχεία επικοινωνίας και όλο το ιστορικό

Εισαγωγή από Excel (CSV) και στοιχεία από το ΑΦΜ

Δεν χρειάζεται να περάσετε τους πελάτες έναν έναν. Αποθηκεύετε το αρχείο του Excel ως CSV και ο διαχειριστής το ανεβάζει. Η εφαρμογή αναγνωρίζει τις στήλες από τις επικεφαλίδες τους, ελληνικές ή αγγλικές, και σας αφήνει να διορθώσετε την αντιστοίχιση πριν προχωρήσετε.

Πριν γραφτεί οτιδήποτε γίνεται δοκιμαστικός έλεγχος όλου του αρχείου: βλέπετε πόσοι πελάτες θα προστεθούν, ποιοι υπάρχουν ήδη και ποιες γραμμές έχουν πρόβλημα, για παράδειγμα ένα ΑΦΜ που επαναλαμβάνεται. Για όσους υπάρχουν ήδη επιλέγετε αν θα παραλειφθούν ή αν θα συμπληρωθούν τα στοιχεία τους.

Για έναν νέο επαγγελματία πελάτη αρκεί το ΑΦΜ: με ένα πάτημα γίνεται αναζήτηση στην ευρωπαϊκή υπηρεσία VIES και συμπληρώνονται η επωνυμία και η διεύθυνση, όταν η υπηρεσία τα επιστρέφει. Αν το ΑΦΜ υπάρχει ήδη στο πελατολόγιο, το βλέπετε την ώρα που το πληκτρολογείτε, πριν δημιουργηθεί διπλή εγγραφή.

Και προς την άλλη κατεύθυνση: ο διαχειριστής εξάγει το πελατολόγιο σε αρχείο CSV που ανοίγει στο Excel, όποτε το χρειαστεί.

• Εισαγωγή από CSV, με δοκιμαστικό έλεγχο πριν γραφτεί οτιδήποτε
• Στοιχεία επιχείρησης από το ΑΦΜ (VIES)
• Εξαγωγή του πελατολογίου σε CSV όποτε θέλετε

Αναζήτηση χωρίς τόνους και με greeklish

Ένα πελατολόγιο αξίζει όσο γρήγορα βρίσκετε αυτό που ψάχνετε. Η αναζήτηση του Orama δεν ζητά να γράψετε σωστά: βρίσκει τον «Παπαδόπουλο» αν γράψετε «παπαδοπουλος», «ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ» ή «papadopoulos», και συγχωρεί ένα λάθος πλήκτρο.

Ψάχνει ταυτόχρονα σε όνομα, τηλέφωνα, ονόματα επαφών, email, διεύθυνση, ΑΦΜ και υποκαταστήματα. Τα τηλέφωνα και τα ΑΦΜ βρίσκονται όπως κι αν γραφτούν, με κενά, τελείες ή το πρόθεμα +30. Η ίδια αναζήτηση λειτουργεί σε κάθε σημείο όπου επιλέγετε πελάτη: σε νέο ραντεβού, στο ταμείο, σε συμβόλαιο ή σε επισκευή.

Με Ctrl+K ανοίγει η γενική αναζήτηση, που ψάχνει μαζί πελάτες, εργασίες, επισκευές, συμβόλαια και επιταγές.

• Χωρίς τόνους και με greeklish
• Σε όνομα, τηλέφωνα, επαφές, email, διεύθυνση, ΑΦΜ και υποκαταστήματα
• Με Ctrl+K σε πελάτες, εργασίες, επισκευές, συμβόλαια και επιταγές

Ποιος βλέπει τι: δικαιώματα χρηστών

Κάθε μέλος της ομάδας συνδέεται με τον δικό του λογαριασμό. Ο διαχειριστής ορίζει ποιες ενότητες ανοίγει ο καθένας: ένας τεχνικός μπορεί να βλέπει πελάτες και εργασίες χωρίς να έχει πρόσβαση στο ταμείο ή στις επιταγές. Για τη σύνδεση υποστηρίζεται επαλήθευση δύο παραγόντων.

Οι διαγραφές δεν χάνονται: ένας πελάτης που διαγράφηκε πηγαίνει στον κάδο μαζί με τις εργασίες του και επαναφέρεται όπως ήταν. Πριν από τη διαγραφή, η εφαρμογή σάς προειδοποιεί αν ο πελάτης έχει ανοιχτό υπόλοιπο, επιταγές σε αναμονή ή ενεργά συμβόλαια.

Πελατολόγιο επιχείρησης και Ψηφιακό Πελατολόγιο ΑΑΔΕ: δεν είναι το ίδιο

Η λέξη «πελατολόγιο» χρησιμοποιείται σήμερα για δύο διαφορετικά πράγματα, και αξίζει να το ξεκαθαρίσουμε. Το Orama Suite είναι το δικό σας πελατολόγιο: το αρχείο πελατών που κρατά η επιχείρηση για να οργανώνει τη δουλειά της.

Δεν είναι το Ψηφιακό Πελατολόγιο της ΑΑΔΕ και δεν συνδέεται με αυτό ούτε με το myDATA. Το Orama δεν διαβιβάζει στοιχεία στην ΑΑΔΕ και δεν εκδίδει παραστατικά. Η υποχρέωση αυτή, για όσες επιχειρήσεις αφορά, καλύπτεται από το πρόγραμμα τιμολόγησης ή το εμπορικό πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιείτε, σε συνεννόηση με τον λογιστή σας.

Τα δύο λειτουργούν δίπλα δίπλα. Το πρόγραμμα τιμολόγησης καλύπτει τις φορολογικές υποχρεώσεις και το Orama την καθημερινή οργάνωση: ποιος πελάτης περιμένει τι, πότε έχει ραντεβού και τι έχει γίνει ως τώρα.