Σε αυτή τη σελίδα (7)
Εισπρακτέες και πληρωτέες με ημερομηνία λήξης
Με τις μεταχρονολογημένες επιταγές το δύσκολο δεν είναι η καταγραφή. Είναι να θυμάστε εγκαίρως ποια λήγει, ώστε να την καταθέσετε στην ώρα της ή να υπάρχει υπόλοιπο στον λογαριασμό σας για να πληρωθεί.
Κάθε επιταγή καταχωρείται με τον πελάτη από το πελατολόγιο, το ποσό, την τράπεζα, τον αριθμό της, την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία λήξης. Δηλώνετε αν είναι εισπρακτέα, δηλαδή την έχετε λάβει, ή πληρωτέα, δηλαδή την έχετε εκδώσει εσείς. Αν μια επιταγή έχει ιδιαιτερότητα, για παράδειγμα συμφωνία να κατατεθεί αργότερα, τη γράφετε στη σημείωσή της.
Η λίστα χωρίζεται σε «Ενεργές» και «Ιστορικό». Στις ενεργές μένουν όσες περιμένουν ακόμη, και στο πάνω μέρος βλέπετε πόσες είναι και το συνολικό τους ποσό. Φιλτράρετε ανά είδος, τράπεζα, έτος ή πελάτη.
Είναι αυτό που συχνά λέγεται διαχείριση αξιογράφων, στην κλίμακα μιας μικρής επιχείρησης: χωρίς λογιστικές εγγραφές, με μια καθαρή λίστα για το τι έχετε να λάβετε, τι να πληρώσετε και πότε.
- Πελάτης, ποσό, τράπεζα, αριθμός και ημερομηνία λήξης
- «Ενεργές» και «Ιστορικό» χωριστά
- Σύνολα εισπρακτέων και πληρωτέων σε αναμονή
Αλλαγή κατάστασης με ένα πάτημα
Μια επιταγή δεν είναι απλώς «ληγμένη» ή όχι. Κάθε εισπρακτέα επιταγή έχει μία από έξι καταστάσεις: σε αναμονή, κατατέθηκε, εξοφλήθηκε, σφραγίστηκε, μεταβιβάστηκε ή επιστράφηκε. Για τις πληρωτέες ισχύουν οι τέσσερις που έχουν νόημα: σε αναμονή, εξοφλήθηκε, σφραγίστηκε, επιστράφηκε.
Η κατάσταση αλλάζει από τη λίστα, με ένα πάτημα πάνω στην ένδειξή της, χωρίς να ανοίξετε φόρμα. Αν πατήσατε λάθος, η «Αναίρεση» επαναφέρει την προηγούμενη. Όταν μια επιταγή μεταβιβάζεται, σημειώνετε σε ποιον, ώστε να μη χρειαστεί να το θυμάστε σε έξι μήνες.
Μόλις μια επιταγή εξοφληθεί, σφραγιστεί, μεταβιβαστεί ή επιστραφεί, περνά από τις ενεργές στο ιστορικό και δεν μετρά πια στα σύνολα που περιμένετε. Η εφαρμογή κρατά την ημερομηνία κάθε αλλαγής και μια ελεύθερη σημείωση ανά επιταγή.
Τι λήγει αυτή την εβδομάδα
Μια ενεργή επιταγή που λήγει μέσα στις επόμενες επτά ημέρες παίρνει πορτοκαλί ένδειξη: «Λήγει σε 3 ημέρες», «Λήγει σήμερα». Αν η ημερομηνία περάσει και η επιταγή είναι ακόμη σε αναμονή, γίνεται κόκκινη, «Εκπρόθεσμη», και μένει στις ενεργές μέχρι να τη χειριστείτε. Δεν χάνεται σιωπηλά στο ιστορικό.
Η αρχική οθόνη έχει ενότητα «Επιταγές που λήγουν», με όσες λήγουν μέσα στις επόμενες επτά ημέρες, για τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στις επιταγές.
Κάθε πρωί δημιουργείται και μια ειδοποίηση για τις επιταγές που λήγουν από σήμερα έως και τρεις ημέρες μετά, με το πλήθος και το σύνολό τους. Εμφανίζεται στο καμπανάκι της εφαρμογής και, αν έχετε ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις, στο κινητό ή στον υπολογιστή σας. Όσες έχουν λήξει χωρίς ενημέρωση αναφέρονται κάθε πρωί, μέχρι να τακτοποιηθούν.
Οι ειδοποιήσεις φτάνουν μόνο σε όσους έχουν την ενότητα των επιταγών.
- Πορτοκαλί ένδειξη επτά ημέρες πριν από τη λήξη
- Ενότητα «Επιταγές που λήγουν» στην αρχική οθόνη
- Πρωινή ειδοποίηση για όσες λήγουν μέσα σε τρεις ημέρες
Η επιταγή στην καρτέλα του πελάτη
Κάθε επιταγή συνδέεται με έναν πελάτη του πελατολογίου. Στη σελίδα του βλέπετε το σύνολο των επιταγών του που βρίσκονται σε αναμονή, δίπλα στις ανοιχτές εργασίες και στα συμβόλαιά του. Έτσι ξέρετε, πριν δεχτείτε μία ακόμη επιταγή του, πόσες δικές του περιμένουν ήδη και για τι ποσό.
Η γενική αναζήτηση βρίσκει μια επιταγή και με τον αριθμό της. Αν διαγράψετε κάποια κατά λάθος, πηγαίνει στον κάδο και επαναφέρεται. Και όταν πάτε να διαγράψετε έναν πελάτη που έχει επιταγές σε αναμονή, η εφαρμογή σάς το επισημαίνει πρώτα.
Εξαγωγή σε Excel
Ο διαχειριστής εξάγει τις επιταγές σε αρχείο CSV, όλες ή όσες λήγουν μέσα σε συγκεκριμένο διάστημα. Το αρχείο είναι φτιαγμένο για το ελληνικό Excel: ανοίγει με σωστούς ελληνικούς χαρακτήρες, ποσά με υποδιαστολή και ημερομηνίες σε μορφή ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ.
Το στέλνετε στον λογιστή σας ή το κρατάτε ως αντίγραφο. Τα δεδομένα είναι δικά σας και τα παίρνετε όποτε θέλετε.
Αντί για το Excel των επιταγών
Το συνηθισμένο εργαλείο για τις επιταγές είναι ένα φύλλο Excel με ημερομηνίες και χρώματα. Δουλεύει, αρκεί κάποιος να το ανοίγει κάθε πρωί, να το ταξινομεί σωστά και να μην το έχει αποθηκεύσει σε δύο εκδοχές.
Η διαφορά εδώ είναι ότι η λίστα σάς ειδοποιεί μόνη της, τη βλέπουν ταυτόχρονα όσοι πρέπει και μόνο αυτοί, και κάθε επιταγή είναι δεμένη με τον πελάτη της. Και επειδή οι επιταγές βρίσκονται στο ίδιο πρόγραμμα με το ταμείο και το πελατολόγιο, η εικόνα του τι περιμένετε να εισπράξετε είναι σε ένα μέρος και όχι σε τρία αρχεία.
Το Orama καταγράφει και υπενθυμίζει. Δεν κινεί χρήματα, δεν συνδέεται με τράπεζες και δεν κάνει λογιστικές εγγραφές.
